Encadrement et supervision des séjours

La réussite d’un séjour de vacances tient à son organisation mais surtout aux qualités humaines, relationnelles et organisationnelles dont fera preuve l’encadrement. Notre association accorde une attention particulière à la formation des nouveaux Animateurs-Accompagnateurs qui se doivent d’être préparés à leurs futures fonctions.

Recrutement des animateurs-accompagnateurs

Pré-sélection

Chaque candidat à l’encadrement d’un séjour doit fournir un CV avec lettre de motivation. Les candidatures reçues sont sélectionnées en fonction de l’intérêt exprimé pour le poste et l’expérience personnelle ou professionnelle du candidat dans le secteur médico-social et/ou de l’encadrement.

Entretien d’embauche

L’entretien d’embauche  est obligatoire et systématique ; il se déroule  à nos bureaux (Tours-37). Aucune embauche n’est effectuée hors de cette condition. Nous recevons sans exception toutes les personnes qui feront partie de notre futur encadrement et ne déléguons pas cette tâche à des responsables de séjour.

Préparation au poste

Les Animateurs-Accompagnateurs n’ayant jamais travaillé avec notre association assistent à une session d'Informations interne (2 jours) et ce quelque soit leur expérience antérieure.

Cette session à 2 objectifs :

    • Préparer les futurs encadrants à l’exercice de leurs fonctions
    • Mieux apréhender les points forts et points faibles de chaque Animateur-Accompagnateur en vue de constituer les équipes de travail les plus équilibrées possibles.

Cette session dure 2 jours : du samedi 9h00 au dimanche 18h00 (hébergement sur place, nourriture prise en charge).
Pour connaître au mieux nos encadrants, nous accueillons au maximum 25 animateurs-Accompagnateurs par session de 2 jours.
Pour faciliter les échanges, entendre tous les questionnements et cerner les questions à approfondir, des ateliers de reflexion en sous-groupe sont organisés avec étude de cas réalistes et concrets.
Nos sessions sont basées sur le Référentiel de formation établi au sein du C.N.L.T.A. en concertation entre les associations adhérentes.

Constitution des équipes - Préparation des séjours

Les équipes de travail sont constituées à la suite des sessions d'Informations (et non au fur et à mesure du recrutement) afin d'équilibrer au mieux les équipes en fonction des compétences de chaque animateur-accompagnateur.
Chaque équipe effectue une préparation de  séjour sur ½ journée dans le mois précédent les séjours. Cette préparation concerne toutes les données concrètes du séjour : situation géographique du lieu de séjour, description du lieu d’hébergement (répartition des vacanciers dans les chambres, aménagement des lieux…), plannings réalisées les années précédentes, activités contractuelles proposées dans le catalogue, étude des fiches d’information des vacanciers accueillis sur le groupe, autonomie et dynamique du groupe, organisation des jours de départ et de retour, consignes particulières liées au séjour…).

Supervision des séjours

Permanence téléphonique

Pour assurer un soutien à nos équipes d’Animateurs-Accompagnateurs et la sécurité de nos séjours, notre association assure une permanence téléphonique 7/7 jours et 24/24 heures durant les séjours.

Deux numéros de portable de permanence sont systématiquement transmis :

    • aux représentants d’usagers : ces numéros apparaissent sur le contrat de réservation de chaque vacancier, sont transmis 1 mois avant les séjours à chaque représentant d’usager et sont audibles sur le répondeur de notre association au dehors des heures de bureau.
    • aux animateurs : chaque animateur possède un document personnel avec ces coordonnées

Responsables de Secteur

Pour les séjours d’été, nous mettons en place des postes de Responsables de Secteur ; ces Responsables de Secteur assurent une présence en continue dans une région géographique couvrant 4 à 5 séjours.
Les postes de Responsables de Secteur sont proposés à des personnes ayant une ancienneté de 2 ou 3 encadrements de séjour minimum avec notre association et ayant fait preuve de maturité et de compétences particulières dans ce travail.
Chaque Responsable de Secteur participe à l’animation d’une session de formation d’Animateurs-Accompagnateurs. Il participe également à une journée de formation spécifiquement destinée aux Responsables de Secteur, plus une préparation individuelle avec un salarié du siège social (particularités de chaque séjour,  vacanciers et Animateurs-Accompagnateurs présents sur son secteur, attentions particulières à avoir…).  

Les fonctions du Responsable de Secteur :

    • permanence téléphonique en continu pour les séjours attribués et mobilité géographique
    • personne ressource pour les animateurs-accompagnateurs (réponse aux questions courantes, aide à la prise en charge du séjour, conseils)
    • connaissance du handicap (compréhension et à mise en place d’une prise en charge adaptée)
    • visites de soutien et contrôle des séjours du secteur, évaluation du travail effectué, adaptation du fonctionnement de séjour
    • prise en charge des situations d’urgence (hospitalisation notamment)

Les Responsables de Secteur veillent également à la qualité constante du lieu d’hébergement et vérifie qu’il ne se dégrade pas au fur et à mesure des années.

Séjours « Hors Secteur »

Certains séjours sont donc hors de la couverture d’un Responsable de Secteur (7 séjours environ pour 50 organisés).
L’équipe encadrante est alors constituée d’au minimum un Animateur-Accompagnateur ayant déjà encadré un séjour avec notre association et ayant bénéficié de la formation d'un Responsable de Secteur sur un encadrement précédent; le second ou 3ème animateur, même s'il n'a pas encore encadré de séjour dans notre association, a un parcours socio-culturel incontestable (encadrement dans un autre organisme, stages ou emplois dans le secteur médico-social...). Ces séjours "Hors Secteur" bénéficient de la permanence téléphonique continue du siège social (24h/24), et de la mobilité du Responsable de Secteur le plus proche si nécessaire.

 

Repos hebdomadaire et Animateurs-Accompagnateurs-Relais

Conformément à leur contrat de travail, les Animateurs-Accompagnateurs de séjours bénéficient d'un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives; nous recrutons donc des "Animateurs-Accompagnateurs Relais" afin d'assurer une continuité dans le déroulement des séjours.
L'effectif de l'équipe encadrante est donc maintenu même lors des jours de repos hebdomadaire, l'Animateur-Relais intervenant pour gérer le quotidien du groupe et accompagner les activités de loisirs durant ces 24 heures de repos de l'Animateur-Accompagnateur du séjour.
Chaque Animateur-Relais évolue sur 2 à 3 séjours, dans une zone géographique déterminée et suffisamment restreinte pour couvrir ces remplacements; un véhicule de location est attribué à chaque Animateur-Relais.
Le planning des Animateurs-Accompagnateurs de séjour et Animateurs-Accompagnateurs Relais (planning ajoint au contrat de travail) est organisé afin que les remplacements sur un même séjour soit effectués par le même Animateur-Relais d'une semaine sur l'autre (meilleure adaptation et moins de perturbations pour le groupe).